Tyto obchodní podmínky (dále jen „Podmínky“) vydané společností Chytrá účtárna s.r.o., IČO: 21137609, se sídlem Ječná 550/1, Nové Město, 120 00 Praha 2, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 397284 (dále jen „Poskytovatel“), stanoví podmínky, za kterých Poskytovatel poskytuje svým klientům (dále jen „Objednatelé“) účetní služby.
1.1 Tyto Podmínky jsou nedílnou součástí všech smluv o poskytování účetních služeb, které Poskytovatel uzavírá s Objednateli (dále jen „Smlouva“). Smlouvou se Poskytovatel zavazuje poskytovat Objednateli Služby a Objednatel se zavazuje za poskytnuté Služby platit Poskytovateli sjednanou cenu.
1.2 Smlouva může být uzavřena pouze písemně. Za písemné uzavření Smlouvy se považuje i uzavření smlouvy učiněné elektronickými prostředky a podepsané elektronicky tak, že je zachycen obsah právního jednání a jsou určeny jednající osoby. Strany mohou k právnímu jednání při uzavírání Smlouvy využít systém Signi (jehož podrobná specifikace je dostupná na webových stránkách www.signi.com), či obdobný systém.
2.1 „Klientskou zónou“ se rozumí uživatelské rozhraní webové aplikace „Klientská zóna“ dostupné na webové stránce umístěné na internetové adrese www.uctarna.ai. Účelem Klientské zóny je zejména oznamování a předávání informací a výstupů ze strany Poskytovatele Objednateli. Provozovatelem Klientské zóny je Poskytovatel.
2.2 “Aplikací wflow” se rozumí uživatelské rozhraní webové aplikace „wflow“ dostupné na webové stránce umístěné na internetové adrese app.wflow.com. Účelem Aplikace wflow je zejména předávání dokladů Poskytovateli ze strany Objednatele. Provozovatelem Aplikace wflow je společnost wflow.com Czech Republic s.r.o., IČO: 07212241, se sídlem Pobřežní 34, 186 00 Praha 8, která je subdodavatelem Poskytovatele.
2.3 „Ceníkem“ se rozumí aktuální ceník Poskytovatele dostupný na internetové adrese www.uctarna.ai.
2.4 Službami“ se rozumí následující služby:
2.4.1 Zpracování mezd, spočívající ve vypočtení výplatních pásek zaměstnanců všech typů mzdových úvazků za uplynulý měsíc;
2.4.2 Účetní, mzdové a daňové konzultace
a) Účetní konzultační služby, spočívající v poskytování těchto účetních služeb:
b) Mzdové konzultační služby, spočívající v poskytování těchto služeb:
c) Daňové konzultační služby, spočívající v poskytování právní pomoci a finančně ekonomických rad ve věcech daní, odvodů, poplatků a jiných podobných plateb, jakož i ve věcech, které s daněmi přímo souvisejí. Daňovým poradenstvím se dále rozumí konzultace k vedení potřebných daňových evidencí a rovněž na základě účetních podkladů a dokladů vyhotovení příslušných daňových přiznání a hlášení, k nimž je či bude objednatel povinen. Pro vyloučení pochybností Poskytovatel uvádí, že není daňovým poradcem a služby dle tohoto odstavce nejsou služby daňového poradenství. V případě zájmu Objednatele o služby daňového poradenství je Poskytovatel připraven tyto služby pro Objednatele zprostředkovat u externích spolupracujících partnerů (daňových poradců).
2.4.3 Zpracování integrace a automatizace, spočívající v napojení výstupů ze systémů a datových zdrojů Objednatele;
2.4.4 Individuální CFO konzultace, spočívající v poradenství o strategii a metodách plánování a určování klíčových metrik pro manažerské účetnictví;
2.4.5 Prodloužení lhůty pro podání DPPO daňovým poradcem, spočívající v podání plné moci daňovým poradcem na příslušný finanční úřad;2.4.6 Zpracování roční účetní závěrky, spočívající v poskytování těchto služeb;
2.5 „Pracovní dobou“ se rozumí doba od 9:00 hod. do 17:00 hod. středoevropského času v pracovní dny v České republice.2.6 „doklady“ se rozumí zejména následující doklady, které zajišťuje objednatel:2.6.1 prvotní účetní doklady Objednatele;2.6.2 uzavřené smlouvy, objednávky a další podklady k obchodním operacím Objednatele;2.6.3 provozní dokumentace ke strojům a zařízením, zejména OTP (osvědčení o technickém průkazu) u vozidel;2.6.4 rozhodnutí orgánů Objednatele.
3.1 Poskytovatel bude Služby poskytovat v rozsahu dle požadavků Objednatele předaných Poskytovateli zejména prostřednictvím Aplikace wflow, případně v rozsahu podrobněji specifikovaném ve Smlouvě.
3.2 Poskytovatel je povinen Služby poskytovat průběžně a v době přiměřené rozsahu Objednatelem požadovaných Služeb, není-li v těchto Podmínkách výslovně uveden jiný termín pro poskytnutí Služby, nebo nebude-li takový termín výslovně dohodnut jiným způsobem.
3.3 Místem plnění je sídlo Poskytovatele, případně jiné místo dle volby Poskytovatele.
3.4 V případech, kdy dle uvážení Poskytovatele je k řádnému poskytování Služeb nezbytné, aby Poskytovatel jednal za Objednatele, je Objednatel povinen na výzvu Poskytovatele vystavit Poskytovateli odpovídající plnou moc ve formě, která mu bude předložena Poskytovatelem. Plnou moc potřebnou pro poskytování Služeb je Objednatel povinen předat Poskytovateli nejpozději do 15 dnů ode dne, kdy k tomu bude Poskytovatelem vyzván (spolu s doručením návrhu plné moci). Objednatel bere na vědomí, že v případě odvolání plné moci Objednatelem nemusí být Poskytovatel schopen řádně poskytovat Služby.
3.5 Je-li tak dohodnuto, poskytne Poskytovatel Objednateli Služby také za vybrané období před nabytím účinnosti Smlouvy (jedná se zejména o práce na rekonstrukci účetnictví za předcházející období).
3.6Poskytovatel je oprávněn k poskytování Služeb použít subdodavatele dle svého uvážení. Za poskytování Služeb subdodavatelem Poskytovatel odpovídá, jako by tyto Služby poskytoval sám.
3.7 Poskytovatel chrání práva a oprávněné zájmy Objednatele. Poskytovatel uplatňuje vše, co podle jeho přesvědčení a pokynu Objednatele pokládá za prospěšné. Poskytovatel je přitom vázán pouze zákony a dalšími obecně závaznými právními předpisy a v jejich mezích příkazy Objednatele. Je-li to naléhavě nezbytné a v zájmu Objednatele a není-li možné získat souhlas Objednatele nebo Objednatel v přiměřené lhůtě neposkytuje Poskytovateli součinnost, může se Poskytovatel od pokynu Objednatele odchýlit. Vždy je však povinen o tomto kroku Objednatele bez zbytečného odkladu informovat. Poskytovatel odmítne provedení zejména takových pokynů Objednatele, které jsou v rozporu s dobrými mravy nebo jsou v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.
4.1 Klientskou zónu a Aplikaci wflof mohou využívat jako koncoví uživatelé také fyzické osoby, kterým objednatel zřídí uživatelský přístup (dále jen „Koncový uživatel“). Objednatel bere na vědomí, že k započetí užití Klientské zóny či Aplikace wflow Koncovým uživatelem je nezbytný souhlas takového Koncového uživatele se zpracováním jeho osobních údajů a případně s podmíkami užití těchto aplikaci.
4.2 Provoz Klientské zóny či Aplikace wflow nemusí být zajištěn v případě, že jejich poskytování brání potíže na straně Objednatele nebo na straně jiných osob. Provoz Klientské zóny či Aplikace wflow tak nemusí být zajištěn zejména v případě, kdy dojde k výpadkům v dodávce elektrické energie, výpadkům datové sítě, jiným poruchám způsobeným třetími osobami nebo zásahům vyšší moci.
4.3 Objednatel nesmí v rámci Klientské zóny či Aplikace wflow používat mechanismy, nástroje, programové vybavení nebo postupy, které mají nebo by mohly mít negativní vliv na provoz zařízení Poskytovatele či jeho subdodavatelů, bezpečnost internetu či dalších uživatelů internetu.
4.4 Objednatel nesmí vyvíjet činnost směřující k tomu, aby byl znemožněn nebo omezen provoz serverů Poskytovatele či jeho subdodavatelů, na kterých je Klientská zóna či Aplikace wflow provozována, nebo provádět jiné útoky na tyto servery, ani nesmí být při takové činnosti nápomocen třetí osobě. Objednatel nesmí Klientskou zónu či Aplikaci wflow využívat způsobem, který by nepřiměřeně omezoval v užívání Klientské zóny či Aplikaci wflow další klienty Poskytovatele či jinak nepřiměřeně omezoval Poskytovatele či jeho subdodavatele. Objednatel nesmí servery, na kterých je provozována Klientská zóna či Aplikace wflow, zatěžovat automatizovanými požadavky. Objednatel nesmí provádět programátorské změny Klientské zóny či Aplikace wflow.
4.5 Objednatel je povinen zajistit dodržování Smlouvy (včetně těchto Podmínek) také ze strany Koncových uživatelů. V případě, že dojde k porušení ustanovení Smlouvy (včetně těchto Podmínek) Koncovým uživatelem, odpovídá Objednatel Poskytovateli jako by Smlouvu porušil sám.
4.6 Po uzavření Smlouvy zajistí Poskytovatel zřízení prvního uživatelského účtu Objednatele, kterým bude Objednatel přistupovat do uživatelského rozhraní Klientské zóny. Přístup k uživatelskému účtu do Klientské zóny je zabezpečen uživatelským jménem (tvořeným adresou elektronické pošty) a heslem. Objednatel je povinen zachovávat mlčenlivost ohledně informací nezbytných k přístupu do jeho uživatelského účtu a bere na vědomí, že Poskytovatel nenese odpovědnost za škody způsobené v důsledku porušení této povinnosti ze strany Objednatele.
4.7 Přístup do Aplikace wflow pro Objednatele Poskytovatel zajistí, bude-li k tomu Objednatelem vyzván.
5.1 Objednatel je povinen poskytovat Poskytovateli veškerou možnou součinnost při plnění Smlouvy, zejména poskytovat úplné, přehledné, jednoznačné, pravdivé a včasné informace. Informace, které mají nebo mohou mít význam pro plnění Smlouvy, je Objednatel povinen poskytovat Poskytovateli i bez vyžádání; to platí zejména o nově nastalých nebo nově zjištěných skutečnostech, které je Objednatel povinen sdělit Poskytovateli bez zbytečného odkladu. Objednatel neprodleně informuje Poskytovatele o všech jednáních učiněných bez vědomí Poskytovatele v záležitostech, které souvisí s plněním Smlouvy, zejména o zahájení, průběhu a výsledku kontroly, postupu pro odstranění pochybností, podání daňového tvrzení nebo o jednáních uskutečněných v souvislosti s řízením ve věci pojistného na sociální zabezpečení nebo ve věci veřejného zdravotního pojištění. Objednatel vždy sdělí Poskytovateli informace umožňující posoudit rozsah rizik, do kterých Poskytovatel při poskytování Služeb vstupuje.
5.2 Při poskytování Služeb vychází Poskytovatel vždy z podkladů, dokladů a informací předaných mu Objednatelem, přičemž, není-li obecně závaznými právními předpisy stanoveno jinak, Poskytovatel při poskytování Služeb v plném rozsahu spoléhá na jejich správnost a úplnost. Za správnost a úplnost podkladů, dokladů a informací předaných Poskytovateli za účelem poskytnutí Služeb tak odpovídá v plném rozsahu Objednatel. V případě, že jsou Poskytovateli poskytovány kopie podkladů či dokladů, odpovídá Objednatel vždy v plném rozsahu za soulad těchto kopií s jejich originály, přičemž poskytnutím podkladů či dokladů Poskytovateli nejsou dotčeny povinnosti Objednatele vyplývající z obecně závazných právních předpisů (archivace apod.). Pro případ, kdy Objednatel poskytne Poskytovateli informace bez podkladů za účelem poskytnutí Služeb Poskytovatelem, je Poskytovatel povinen při poskytnutí Služeb vycházet výhradně z těchto informací. V takovém případě Poskytovatel není povinen vyžadovat po Objednateli doložení těchto informací podklady či důkazy, přičemž může v plném rozsahu spoléhat na správnost a úplnost takto Objednatelem poskytnutých informací, není-li obecně závaznými právními předpisy stanoveno jinak. Na vyžádání Poskytovatele poskytne Objednatel Poskytovateli informace či pokyny v písemné formě. Objednatel bez zbytečného odkladu odstraní nedostatky, omyly a nesprávnosti podkladů, dokladů či informací, na které byl Poskytovatelem upozorněn.
5.3 Aniž by bylo dotčeno ustanovení odst. 5.1 a 5.2 těchto Podmínek může Poskytovatel vypracovat „Zprávu o kontrole dokladů“, ve které Poskytovatel uvede případné zjištěné nedostatky v dokladech, návrhy na jejich řešení a případně též podklady, informace nebo pokyny Objednatele, které jsou zjevně nesprávné či v rozporu s obecně závaznými právními předpisy, a na jejichž uplatnění Objednatel trval. Objednatel se zavazuje potvrdit Poskytovateli přijetí „Zprávy o kontrole dokladů“. Objednatel se zavazuje, že případné nedostatky zjištěné Poskytovatelem v dokladech bez zbytečného odkladu opraví a podklady, informace a příkazy Objednatele, které jsou případně nesprávné či v rozporu s obecně závaznými právními předpisy, bez zbytečného odkladu napraví.
5.4 Podklady a doklady může Objednatel předávat Poskytovateli:
5.4.1 v digitalizované podobě prostřednictvím Aplikace wflow, která data předává Poskytovateli a do Klientské zóny,
5.4.2 v digitalizované podobě prostřednictvím zpráv elektronické pošty zasílaných na elektronickou adresu Poskytovatele info@uctarna.ai, přičemž Poskytovatel takto doručené dokumenty umístí do Klientské zóny s tím, že Objednatel v tomto případě nese v plném rozsahu odpovědnost za případné chyby či nedostatky vzniklé v důsledku využití komunikace elektronickou poštou (včetně otázek souvisejících s jejím zabezpečením);
5.4.3 jiným způsobem dohodnutým mezi Objednatelem a Poskytovatelem, například zřízením integrace mezi účetním systémem Objednatele a systémem Poskytovatele.
5.5 U dokladů určených k zaúčtování Poskytovatelem (bez ohledu na způsob předání dokladu Poskytovateli) platí, že:
5.5.1 u dokladů splňujících všechny předpoklady pro zaúčtování doručených Poskytovateli v Pracovní době provede Poskytovatel jejich zaúčtování nejpozději do 48 hodin od provedení takového nastavení Objednatelem,
5.5.2 u dokladů splňujících všechny předpoklady pro zaúčtování doručených Poskytovateli mimo Pracovní dobu provede Poskytovatel jejich zaúčtování nejpozději do 48 hodin od započetí Pracovní doby,
5.5.3 u dokladů nesplňujících všechny předpoklady pro zaúčtování, začíná lhůta pro zaúčtování plynout nejdříve po odstranění všech nedostatků.
5.6 V případě, že Poskytovatel za Objednatele podává daňová přiznání či jiná podání, podá je v zákonné lhůtě, a to za předpokladu, že Objednatel není v prodlení s předáním podkladů, dokladů a informací.
5.7 Je-li součástí poskytovaných Služeb zpracování měsíčních povinností spojených s daní z přidané hodnoty, musí být všechny podklady a informace nutné pro daňové přiznání k DPH Objednatelem předány k zaúčtování Poskytovatelem vždy nejpozději patnáct (15) kalendářních dnů před zákonným termínem pro podání daňového přiznání k DPH, nebude-li dohodnuto jinak.
5.8 Je-li součástí poskytovaných Služeb zpracování přiznání k daním z příjmu, musí být všechny podklady a informace pro podání daňového přiznání Objednatelem předány k zaúčtování Poskytovatelem nejpozději do konce měsíce následujícího po skončení zdaňovacího období, nebude-li dohodnuto jinak.
5.9 Je-li součástí poskytovaných Služeb zpracování mezd,
5.9.1 musí být všechny podklady a informace pro zpracování mzdy zaměstnance Objednatele v rámci předány k zaúčtování Poskytovatelem nejpozději pěti (5) dnů po skončení kalendářního měsíce, za který se mzda zpracovává;
5.9.2 musí být všechny podklady a informace týkající se nového zaměstnance, který má být evidován Poskytovatelem a který není cizincem, předány Objednatelem Poskytovateli nejpozději dva (2) pracovní dny od vzniku pracovněprávního vztahu takového zaměstnance, nebude-li dohodnuto jinak. Ve stejné lhůtě je Objednatel povinen předat Poskytovateli všechny podklady a informace týkající se změn v pracovněprávních vztazích zaměstnanců, kteří mají evidován Poskytovatelem (v rámci služby zpracování mezd) a nejsou cizinci;
5.9.3 je Objednatel povinen sdělit Poskytovateli informaci o tom, že má dojít k zaměstnání cizince, nejpozději pět (5) dnů před vznikem pracovněprávního vztahu takového cizince, nebude-li dohodnuto jinak. Všechny podklady a informace týkající se nového zaměstnance, který má být evidován Poskytovatelem, a který je cizincem, musí předány Objednatelem Poskytovateli nejpozději do 24 hod. ode dne vzniku pracovněprávního vztahu takového cizince. Lhůty podle tohoto odstavce platí obdobně i ohledně všech podkladů a informací týkajících se změn v pracovněprávních vztazích zaměstnanců, kteří mají být evidováni Poskytovatelem a jsou cizinci.
5.10 V případě, že má v souvislosti s nabytím účinnosti Smlouvy dojít k předání podkladů či informací Poskytovateli třetí osobou na pokyn Objednatele (nejčastěji osobou, jež poskytovala objednateli účetní či obdobné služby před uzavřením Smlouvy), zavazuje se Objednatel zajistit, že tyto podklady a informace budou Poskytovateli předány nejpozději do šedesáti (60) dnů od uzavření Smlouvy, a to nejméně v rozsahu stanoveném Poskytovatelem. Informace o zůstatcích účtů Objednatele musí být Poskytovateli předány nejpozději do třiceti (30) dnů od uzavření Smlouvy.
5.11 Objednatel je povinen informovat Poskytovatele o všech skutečnostech, které mají vliv na poskytování Služeb, včetně plnění ohlašovacích povinností Objednatelem. Objednatel je po celou dobu účinnosti Smlouvy povinen informovat Poskytovatele o všech jeho obchodech mezi spojenými osobami ve smyslu ustanovení § 23 odst. 7 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů.
6.1 Za poskytnuté Služby se Objednatel zavazuje hradit Poskytovateli cenu ve výši dle Poskytovatelem vydaného Ceníku. Poskytovatel je oprávněn Ceník kdykoli jednostranně změnit postupem dle čl. 13 těchto Podmínek.
6.2 Cena bude Poskytovatelem účtována měsíčně pozadu po skončení kalendářního měsíce, v němž byly účtované Služby poskytovány, a to fakturou – daňovým dokladem – vystavenou Poskytovatelem, přičemž:
6.2.1 za Služby dle odst. 2.4.1 těchto Podmínek bude fakturována jednotková cena uvedená v Ceníku za každého zaměstnance, ve vztahu ke kterému byla tato Služba během uplynulého měsíce (případně i jen jeho části) poskytována,
6.2.2 za Službu dle odst. 2.4.7 těchto Podmínek bude fakturována jednotková cena uvedená v Ceníku,
6.2.3 cena za ostatní Služby bude fakturována jako součin celkového počtu hodin (i jen započatých), které pracovníci Poskytovatele strávili poskytováním těchto Služeb, a příslušné hodinové sazby uvedené v Ceníku.
6.3 Cena za Služby je splatná do čtrnácti (14) dnů ode dne doručení faktury k jejímu uhrazení Objednateli.
6.4 V případě, že je tak stanoveno obecně závaznými právními předpisy, bude k ceně Služeb připočtena daň z přidané hodnoty nebo jiná obdobná daň.
6.5 Faktury na cenu Služeb budou Poskytovateli zasílány v elektronické podobě na e-mailovou adresu Objednatele uvedenou ve Smlouvě. Objednatel souhlasí, aby mu byly faktury vystavovány v elektronické podobě a zasílány elektronicky.
6.6 Veškeré platby dle Smlouvy nebo těchto Podmínek ve prospěch Poskytovatele jsou uhrazeny dnem, kdy byla odpovídající částka připsána na účet Poskytovatele.
6.7 V případě prodlení Objednatele s placením ceny za Služby (či jiné platby dle Smlouvy nebo těchto Podmínek) vzniká Poskytovateli právo na úrok z prodlení ve výši 0,03 % z dlužné částky za každý i započatý den prodlení.
6.8 V případě prodlení Objednatele s placením ceny za Služby (či jiné platby dle Smlouvy a těchto Podmínek) nebo jakékoli její části je Poskytovatel oprávněn přerušit plnění jakýchkoliv svých závazků vůči Objednateli, včetně poskytování Služeb, a to až do okamžiku uhrazení všech dluhů Objednatele.
7.1 Práva a povinnosti smluvních stran ohledně odpovědnosti Poskytovatele za vady Služeb se řídí příslušnými obecně závaznými právními předpisy, zejména § 1914 a násl. občanského zákoníku. Není-li obecně závaznými právními předpisy stanoveno jinak, Poskytovatel odpovídá Objednateli pouze za zaviněné porušení právních povinností. Objednatel může uplatnit svá práva vyplývající z odpovědnosti Poskytovatele za vady Služeb u Poskytovatele zejména na adrese jeho sídla.
7.2 Objednatele bere na vědomí, že Poskytovatel je pojištěn na odpovědnost za škodu, která by Objednateli mohla vzniknout v souvislosti s výkonem daňového poradenství, a bude takto pojištěn po celou dobu trvání závazků ze Smlouvy.
7.3 Vzhledem k tomu, že závazně interpretovat právo je oprávněn pouze soud, bere Objednatel na vědomí, že Poskytovatel nenese odpovědnost za změnu výkladu práva po poskytnutí určité Služby.
7.4 Poskytovatel neposkytuje právní služby a všechny vzorové dokumenty případně poskytnuté Objednateli jsou poskytovány pouze jako ilustrační a Poskytovatel nenese odpovědnost za jejich obsah (správnost a úplnost).
7.5 Objednatel je povinen trvale vynakládat nejvyšší úsilí k tomu, aby v souvislosti se Smlouvou nevznikla újma jemu ani Poskytovateli. Hrozí-li vznik újmy, nebo již újma vznikla, je Objednatel povinen umožnit Poskytovateli vedení a využití všech přípustných opravných prostředků.
7.6 V případě vzniku újmy na straně Objednatele v souvislosti s odpovědností Poskytovatele za vady Služeb, nejedná-li se o újmu způsobenou poskytovatelem úmyslně či z hrubé nedbalosti, si smluvní strany dohodly s ohledem na podmínky poskytování Služeb omezení náhrady této případné újmy vzniklé Objednateli tak, že celková náhrada újmy, včetně ušlého zisku, je omezena výší 5.000.000,- Kč. Smluvní strany konstatují s ohledem na všechny okolnosti související s uzavřením Smlouvy, že úhrnná předvídatelná újma, včetně ušlého zisku, jež by mohla Objednateli v důsledku vad Služeb vzniknout, může činit maximálně částku 5.000.000,- Kč.
7.7 Poskytovatel nehradí újmu vzniklou v důsledku rizika, které předem identifikoval, včetně případů, kdy Objednatele informuje o riziku vyplývajícím z možného odlišného výkladu právních předpisů finančními orgány nebo soudem, a Objednatel se rozhodne, že toto riziko ponese. Toto rozhodnutí Objednatele může mít podobu výslovného souhlasu nebo i nečinnosti Objednatele v případě, že je Poskytovatelem prokazatelně vyzván, aby sdělil svůj případný nesouhlas s navrženým postupem.
7.8 Pokud by správce daně či jiný subjekt zpochybňoval názory Poskytovatele, je povinností Objednatele umožnit Poskytovateli vysvětlení a obhajobu tohoto stanoviska, a to i v případě, že by smluvní vztah ze Smlouvy již zanikl.
8.1 Pokud bude Objednatel v rámci poskytování Služeb Poskytovateli předávat jakékoli osobní údaje (zejména osobní údaje svých zaměstnanců nebo zákazníků), je povinen zajistit, že jejich předání bude v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“).
8.2 Pokud Poskytovatel v rámci poskytování Služeb získá přístup k osobním údajům zpracovávaným Objednatelem (zejména osobní údaje zákazníků, zaměstnanců či obchodních partnerů Objednatele) (dále jen „Osobní údaje“) a bude s nimi pracovat takovým způsobem, že bude v postavení jejich zpracovatele ve smyslu příslušných ustanovení Nařízení, zavazuje se při zpracování těchto osobních údajů postupovat v souladu s tímto čl. 8 těchto Podmínek.
8.3 Poskytovatel bude zpracovávat Osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Objednatele, a to včetně případného předání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci. Výjimkou je zpracování Osobních údajů, které Poskytovateli ukládá právo Evropské unie nebo České republiky; v takovém případě Poskytovatel informuje Objednatele o tomto právním požadavku na zpracování Osobních údajů před jeho provedením, ledaže by uvedené právní předpisy toto informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu. Pokyny ohledně zpracování Osobních údajů budou zpravidla vyplývat přímo ze Smlouvy a z požadavků Objednatele na poskytování Služeb. Pokud Poskytovatel zjistí, že určitý pokyn Objednatele je v rozporu s Nařízením nebo jiným předpisem Evropské unie nebo České republiky týkajícím se ochrany osobních údajů (dále jen „Předpisy na ochranu osobních údajů“), je povinen o tom neprodleně informovat Objednatele.
8.4 Poskytovatel je při zpracování Osobních údajů povinen dodržovat povinnosti stanovené příslušnými ustanoveními Předpisů na ochranu osobních údajů vztahujícími se na zpracovatele osobních údajů.
8.5 Poskytovatel je povinen s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, přijmout vhodná technická a organizační opatření, aby zajistil úroveň zabezpečení Osobních údajů odpovídající danému riziku.
8.6 Poskytovatel se dále zavazuje
8.6.1 při zohlednění povahy zpracování být Objednateli prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření nápomocen pro splnění povinnosti Objednatele reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů stanovených v kapitole III Nařízení, pokud je to možné,
8.6.2 při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Poskytovatel k dispozici, být Objednateli nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi Objednatele podle článků 32 až 36 Nařízení,
8.6.3 neprodleně oznámit Objednateli jakékoli porušení zabezpečení Osobních údajů zpracovávaných Poskytovatelem či podezření na ně a
8.6.4 poskytnout Objednateli veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v čl. 28 Nařízení a umožnit audity, včetně inspekcí, prováděné Objednatelem nebo jiným Objednatelem pověřeným auditorem, a k těmto auditům přispět.
8.7 Poskytovatel je oprávněn zapojit do zpracování Osobních údajů další zpracovatele nebo nahradit stávající zpracovatele. V případě zapojení dalšího zpracovatele do zpracování Osobních údajů je Poskytovatel povinen dodržovat pravidla vyplývající z čl. 28 odst. 2 a 4 Nařízení.
8.8 Po zániku závazků ze Smlouvy Poskytovatel na základě pokynu Objednatele všechny Osobní údaje v jeho dispozici v přiměřené lhůtě buď vymaže, resp. zničí, nebo je předá Objednateli. Poskytovatel zároveň vymaže, resp. zničí, všechny existující kopie Osobních údajů, pokud právo Evropské unie nebo České republiky nestanoví Poskytovateli povinnost uložení daných Osobních údajů.
9.1 Poskytovatel je povinnou osobou ve smyslu zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „AML zákon“); při plnění povinností ze Smlouvy jsou strany povinny plnit veškeré povinnosti vyplývající z AML zákona. Poskytovatel je oprávněn po Objednateli vyžadovat informace, dokumenty a další podklady za účelem jeho identifikace a kontroly a Objednatel je povinen mu je poskytnout v souladu s obecně závaznými právními předpisy, nejpozději však vždy do pěti (5) dnů od jejich vyžádání Poskytovatelem.9.2 Objednatel po dobu trvání závazků ze Smlouvy informuje Poskytovatele o veškerých změnách, které by mohly mít vliv na správnou identifikaci či kontrolu Objednatele dle AML zákona.9.3 Objednatel bere na vědomí, že Poskytovateli může vznikat povinnost provést kontrolu vlastnické a řídící struktury Objednatele a jeho skutečného majitele a přijmout opatření ke zjištění a ověření totožnosti skutečného majitele Objednatele, včetně nahlížení do evidence skutečných majitelů.
10.1 Důvěrnými informacemi dle těchto Podmínek se rozumí veškeré informace, o nichž se Poskytovatel dozvěděl v souvislosti s poskytováním Služeb (dále jen „Důvěrné informace”).
10.2 Poskytovatel se zavazuje:
10.2.1 využívat Důvěrné informace výlučně pro účely plnění Smlouvy (zejména pro účely poskytování Služeb),
10.2.2 pracovat s Důvěrnými informacemi pouze po dobu, po kterou je to skutečně nezbytné k plnění Smlouvy,
10.2.3 nepoužít Důvěrné informace v rozporu s účelem, ke kterému byly poskytnuty, zejména je nevyužít pro své obchodní účely,
10.2.4 nesdělit Důvěrné informace ani je jinak nezpřístupnit žádné třetí osobě, nestanoví-li Objednatel nebo tyto Podmínky výslovně jinak,
10.2.5 přijmout přiměřená opatření k ochraně Důvěrných informací a zachování jejich důvěrnosti,
10.2.6 dodržovat právní předpisy vztahující se k poskytnutým Důvěrným informacím a
10.2.7 neprodleně informovat Objednatele o tom, že Důvěrnou informaci získala neoprávněná osoba.
10.3 Smluvní strany se dohodly, že není porušením těchto Podmínek, pokud Poskytovatel sdělí Důvěrné informace:
10.3.1 osobám podílejícím se na poskytování Služeb, pokud jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti, případně svým právním či daňovým poradcům. Poskytovatel není oprávněn zprostit tyto osoby povinnosti mlčenlivosti bez předchozího písemného souhlasu Objednatele,
10.3.2 daňovým poradcům nebo jiným osobám, které by mohly přispět k řádnému a plnému splnění Smlouvy a podílet se tak na hájení oprávněných zájmů Objednatele,
10.3.3 makléři, pojišťovně nebo právním zástupcům v případech, v nichž Poskytovatel uplatňuje náhradu újmy způsobené Objednateli ze svého pojištění u příslušné pojišťovny,
10.3.4 orgánům veřejné správy a institucím, které jsou oprávněny požadovat Důvěrné informace na základě obecně závazných právních předpisů, vznikne-li Poskytovateli z takového právního předpisu povinnost těmto subjektům Důvěrné informace poskytnout. O vzniku takové povinnosti je Poskytovatel povinen v dostatečném předstihu písemně informovat Objednatele. Pokud by takové informování právní předpisy zakazovaly, informuje Poskytovatel Objednatele neprodleně po sdělení Důvěrné informace,
10.3.5 pokud v době jejich sdělení jsou veřejně přístupné nebo byly získány, aniž by se na ně vztahovala povinnost mlčenlivosti.
10.4 Povinnosti vyplývající z tohoto čl. 10 těchto Podmínek přetrvávají i po zániku ostatních závazků ze Smlouvy.
11.1 Není-li ve Smlouvě výslovně sjednáno jinak, je Smlouva uzavřena na dobu neurčitou.
11.2 Smluvní strany jsou oprávněny Smlouvu vypovědět i bez uvedení důvodu s výpovědní dobou v délce tří (3) měsíců. Výpovědní doba začíná plynout prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ve kterém byla výpověď doručena druhé smluvní straně.
11.3 Poskytovatel je oprávněn od Smlouvy odstoupit z důvodů uvedených v těchto Podmínkách, ve Smlouvě nebo v obecně závazných právních předpisech, a dále v následujících případech:
11.3.1 prodlení Objednatele se zaplacením ceny za Služby (či jakékoli její části) po dobu delší než čtrnácti (14) dnů;
11.3.2 dojde k zatajení podstatných informací souvisejících s činností Objednatele Poskytovateli;
11.3.3 bude zahájeno trestní stíhání Objednatele či členů statutárního orgánu Objednatele pro jednání související s činností Objednatele;
11.3.4 vznikne podezření, že Objednatel či člen statutárního orgánu Objednatele se v souvislosti s činností Objednatele dopustili trestného činu;
11.3.5 Objednatel poruší kteroukoli ze svých povinností dle čl. 9 těchto Podmínek;
11.3.6 rozhodnutí o úpadku nebo zamítnutí insolvenčního návrhu pro nedostatek majetku Objednatele.
11.4 Objednatel je oprávněn od Smlouvy odstoupit z důvodů uvedených v těchto Podmínkách, ve Smlouvě nebo v obecně závazných právních předpisech, a dále v následujících případech:
11.4.1 prodlení Poskytovatele s poskytnutím kterékoli Služby po dobu delší než čtrnáct (14) dnů;
11.4.2 rozhodnutí o úpadku nebo zamítnutí insolvenčního návrhu pro nedostatek majetku Poskytovatele.
11.5 V případě odstoupení od Smlouvy zanikají závazky ze Smlouvy doručením písemného oznámení o odstoupení druhé smluvní straně.
11.6 Objednatel bere na vědomí, že v případě ukončení závazků ze Smlouvy může dojít k odstranění všech informací vložených Objednatelem či Poskytovatelem pro Objednatele do databáze Klientské zóny a Apkikace wfow. Poskytovatel však může tyto informace uchovat pro případ opětovného uzavření Smlouvy s objednatelem. Ve vztahu k Osobním údajům se však uplatní specifická úprava čl. 8 těchto Podmínek.
12.1 Nebude-li dohodnuto jinak, veškerá korespondence týkající se právních jednání souvisejících se Smlouvou musí být druhé smluvní straně doručena písemně, zejména elektronickou poštou na e-mailové adresy uvedené ve Smlouvě.
12.2 Zpráva je doručena v případě doručování elektronickou poštou okamžikem jejího přijetí na server příchozí pošty.
13.1 Poskytovatel je oprávněn tyto Podmínky nebo Ceník jednostranně změnit. Objednateli bude taková změna oznámena alespoň třicet (30) dnů před Poskytovatelem stanoveným datem účinnosti změny, a to způsobem dle čl. 12 těchto Podmínek.
13.2 V případě nesouhlasu Objednatele se změnou je Objednatel oprávněn z tohoto důvodu Smlouvu, písemně vypovědět do deseti (10) dnů ode dne doručení oznámení změny s výpovědní dobou v délce čtrnácti (14) dnů.
13.3 Aktuální znění Podmínek a Ceníku jsou k dispozici na internetové adrese www.uctarna.ai, případně budou Objednateli na vyžádání poskytnuty.
14.1 Právní vztahy mezi smluvními stranami vzniklé na základě Smlouvy nebo v souvislosti s ní se řídí obecně závaznými předpisy České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem, ve znění pozdějších předpisů.
14.2 Jakékoli spory vzniklé na základě Smlouvy nebo v souvislosti s ní (včetně sporů týkajících se existence, platnosti nebo ukončení Smlouvy nebo důsledků její neplatnosti) nebo ohledně jakéhokoli mimosmluvního závazku vzniklého ze Smlouvy nebo v souvislosti s ní budou řešeny soudy České republiky místně příslušnými dle sídla Poskytovatele.
14.3. Objednatel není oprávněn postoupit práva a povinnosti vzniklé ze Smlouvy ani samotnou Smlouvu bez předchozího písemného souhlasu Objednatele.
14.4 Pokud by se kterékoliv ustanovení těchto Podmínek ukázalo být neplatným nebo nevynutitelným, nebo se jím později stalo, pak tato skutečnost nepůsobí neplatnost ani nevynutitelnost ostatních ustanovení těchto Podmínek, nevyplývá-li z donucujících ustanovení právních předpisů jinak. Smluvní strany se zavazují bez zbytečného odkladu po výzvě kterékoliv smluvní strany takové neplatné či nevynutitelné ustanovení nahradit platným a vynutitelným ustanovením, které je svým obsahem nejbližší účelu neplatného či nevynutitelného ustanovení.
V Praze dne 1.4.2024
Chytrá účtárna s.r.o.
